System raportowania wsparciem dla działalności gospodarczej


Dostęp do odpowiednich informacji jest jednym z podstawowych czynników, mających wpływ na sprawne funkcjonowanie każdej działalności gospodarczej. Zanim doszło do rozpowszechnienia się komputerów, dostęp do tych informacji był znacznie ograniczony. Koncentrował się wokół ręcznie sporządzanych raportów, przekazywanych zazwyczaj ustnie. Prowadziło to do ograniczeń w zakresie formy oraz dostępności. Wraz z wdrożeniem systemów komputerowych, możliwości prezentowania informacji znacznie się polepszyły zarówno graficznie, jak i tekstowo. Powstawała w ten sposób baza danych. Niestety standardowe systemy nie są przystosowane do analizy danych zawartych w tych bazach, a co za tym idzie tworzenia rzetelnych raportów. W wielu przypadkach dochodzi do ręcznego przepisywania danych do arkuszy Exela w celu ich obróbki i nadania odpowiedniego wyglądu.

Taka forma raportowania jest kosztowna (olbrzymi czas poświęcony na przygotowanie i aktualizację raportu) oraz niebezpieczna (prawdopodobieństwo przekłamania danych oraz nieprawidłowa interpretacja). Krokiem do przodu na drodze rozwoju w działalności gospodarczej jest wykorzystanie możliwości, jakie oferuje informatyzacja w zakresie swobodnego przepływu danych i upowszechniania informacji oraz wprowadzenie zintegrowanego systemu raportowania, co pozwala to na uniknięcie ręcznych form przetwarzania danych.

 

Na czym polega zintegrowany system raportowania?


Skuteczny system raportowania ma za zadanie zaspokoić potrzeby informacyjne danej jednostki organizacyjnej oraz zapewnić poprawność i spójność danych. Proces sprawozdawczości polega na dostarczeniu danych w postaci raportów i analiz przeznaczonych do obiegu wewnętrznego oraz dla działu nadzoru i organizacji. Pozwala to na utrzymanie krytycznej kontroli nad wszelkimi operacjami z zakresu działań przedsiębiorstwa. Na rynku funkcjonuje wiele firm, które specjalizują się w organizowaniu procesów raportowania i udostępniania danych. Działalność tego typu polega na budowaniu raportów w oparciu o zasadę trafności oraz kluczowe treści w kontekście działań istotnych dla danego przedsiębiorstwa. Niezbędne jest ustalenie zakresu analiz, który ma być objęty przez system raportowania oraz jakie dane będą do tego potrzebne. Powstające raporty biznesowe mogą zawierać wykresy, wskaźniki efektywności, treści ogólne lub szczegółowe, specyficzne dla danego obszaru działań.

Pozyskiwanie i udostępnianie informacji wewnątrz przedsiębiorstwa może dotyczyć takich aspektów działalności jak:
• produkcja,
• logistyka i magazynowanie, zarządzanie asortymentem,
• sprzedaż i dystrybucja,
• kontrola polityki cenowej,
• księgowość i zarządzanie finansami, zarządzanie płynnością finansową, kontrola polityki kredytowej,
• zarządzanie i kontrola inwestycji,
• zarządzanie kadrami, i wiele innych.

Czy system raportowania jest ekonomicznie uzasadniony?


Wdrożenie systemu raportowania bądź skorzystanie z usług firmy zewnętrznej, nie jest tożsame z natychmiastowym wzrostem zysków. Taka akcja jednak stwarza realne możliwości ich uzyskania. Czy te możliwości zostaną wykorzystane, zależy wyłącznie od działań podjętych przez podmiot, który poprzez system 
generowania raportowania uzyskał obiektywny obraz funkcjonowania przedsiębiorstwa. Dlatego tak ważne jest, by przy skorzystaniu z takiej usługi dokładnie określić rzeczywiste potrzeby odbiorców raportów sprzedażowych i by na tej podstawie sprawdzić wymierne korzyści, będące efektem wdrożenia systemu. Nie da się jednak zlekceważyć faktu, ze dostęp do szybszej, skonkretyzowanej informacji daje możliwość do zdecydowanego reagowania na występujące zdarzenia i pozwala na skuteczne i szybkie monitorowanie skutków wszelkich decyzji. Głównym efektem pozostaje wzrost świadomości ośrodków zarządzania na sytuację przedsiębiorstwa.